da "Soluzioni"

Case History, per una catena del valore

CASE HISTORY
PER UNA CATENA DEL VALORE

L'impiego delle nuovissime tecnologie di comunicazione è considerato strategico per il miglioramento continuo della supply chain management. Così la gestione degli approvvigionamenti industriali, che si avvale di queste risorse, raggiunge la sommità della scala evolutiva del settore. I benefici immediati sono facilmente documentabili e quelli a medio e lungo termine sono pianificabili e certi



L'ottimizzazione delle procedure gestionali e di approvvigionamento necessita in buona parte di strumenti efficaci e innovativi. Per poter raggiungere obiettivi come la riduzione dei costi e dei tempi occorre comprendere ed adottare nuovi mezzi e tecnologie capaci di eliminare le problematiche legate alla comunicazione ed ottimizzare il lavoro svolto, all'interno dell'impresa, dai vari uffici acquisti, approvvigionamento e magazzino. La condivisione in tempo reale delle informazioni riduce il numero di comunicazioni sia all'interno che all'esterno dell'azienda, con una conseguente diminuzione drastica di tutti i costi relativi (telefono, fax, ore lavoro) , dei tempi di approvvigionamento e del follow-up. La creazione e la proposta di soluzioni efficaci basate sulle nuove tecnologie è uno degli scopi primari di UNITEC. Da sempre UNITEC ha investito capitali e risorse destinati alla ricerca e sviluppo di strumenti avanzati gestionali ed informativi.

LA GESTIONE INFORMATICA DEL WORKFLOW
UNITEC dispone di un sofisticato software, sviluppato interamente dal proprio team di programmatori, in grado di gestire tutte le fasi del Supply Chain Management. Ogni operazione è gestita dal sistema informatico: dalla archiviazione dei clienti e dei fornitori, alla gestione delle richieste, dalla ricezione di offerte alla emissione di ordini, fatture e report. L'aspetto grafico e funzionale è stato curato nei minimi particolari per consentire una consultazione rapida e soprattutto intuitiva. Questo è un fattore fondamentale in quanto da questo dipendono rapidità di esecuzione, controllo e soprattutto la riduzione dell'incidenza dell'errore umano. Questo strumento permette una gestione efficiente, sicura e straordinariamente veloce di tutte le incombenze. Nel 90 % dei casi le richieste-offerte-emissioni di ordini avvengono nel giro di poche ore all'interno di una giornata. Il tutto è in continua evoluzione, per supportare le nuove esigenze del mercato e le richieste del cliente.

SOLUZIONI INTERNET BASED
La comprensione e lo sviluppo delle tecnologie internet based è uno degli obiettivi primari dell'attività di ricerca UNITEC. Proprio grazie alle conoscenze tecniche acquisite in questo settore è nata Unitec Services & Web S.r.l., società creata per sviluppare nuovi strumenti gestionali basati sulle tecnologie internet ed integrarli nell'offerta dei servizi hi-tech che UNITEC propone ai propri clienti nell'ottica dell'ottimizzazione dei costi. UNITEC, in collaborazione con Unitec Services & Web (http://usw.unitec.it), ha sviluppato una serie di soluzioni internet-based dedicate agli uffici acquisti ed enti collegati, per l'approvvigionamento industriale via internet e la gestione di magazzino. L'obiettivo è quello di affrontare e risolvere una vasta gamma di problemi degli enti acquisitori al fine di raggiungere l'ottimizzazione delle procedure attraverso i seguenti step:

• Riduzione dei costi di gestione (fax, telefono, ore lavoro e comunicazioni);
• Consolidamento e riduzione della documentazione cartacea;
• Miglioramento dell'archiviazione e reperibilità dei documenti e informazioni;
• Conversione della modalità di comunicazione da sincrona (telefono) ad asincrona (email);
• Miglioramento e drastica riduzione del follow up;
• Indipendenza delle postazioni di lavoro dalla loro locazione fisica;
• Omogeneità e condivisibilità delle informazioni;

Sono state sviluppate diverse applicazioni per le seguenti attività: Acquisti, Approvvigionamento, Magazzino, Tracking e Reporting. L'applicazione dedicata agli Uffici Acquisti permette di interrogare in real time un database contenente ad oggi 31.258 articoli di 2.224 fornitori diversi (aggiornato costantemente), con relativa descrizione multilingue, ed emettere in tempo reale da qualsiasi luogo del mondo, a qualsiasi ora ed in qualsiasi lingua, richieste di fornitura. Qualora l'articolo o il fornitore non fosse presente nel database è comunque possibile inviare la richiesta tramite una procedura dedicata.

La possibilità di emettere richieste via internet consente di sostituire i tradizionali mezzi di comunicazione e gestionali come carta, fax e telefono, riducendo drasticamente i costi di approvvigionamento. Ulteriori risparmi si ottengono consolidando le richieste, ovvero avere la possibilità di richiedere con un'unica procedura più prodotti di fornitori diversi. Questo contribuisce a raggiungere l'ottimizzazione dei costi grazie alla drammatica riduzione della produzione di documenti cartacei come fax ed altre comunicazioni . La postazione di lavoro è disponibile ovunque ed in modo personalizzato e quindi indipendente dal luogo fisico in cui si trova. Anche in caso di indisponibilità di una determinata postazione di lavoro, non viene compromessa la continuità e l'usabilità del servizio e, soprattutto, l'integrità dei dati. Questi argomenti sono uno dei presupposti fondamentali per l'introduzione del telelavoro. È possibile emettere richieste di fornitura e/o di approvvigionamento via Internet in modo assolutamente innovativo, semplice ed intuitivo. È come utilizzare il carrello della spesa! Bastano pochi attimi per cercare e trovare il costruttore di interesse e selezionare i relativi articoli da richiedere. Gli articoli scelti verranno quindi immessi in una lista che può essere visualizzata, modificata nelle quantità, o cancellata in qualsiasi momento. Non è necessario emettere la richesta immediatamente. Infatti, se la richiesta non viene inviata, la lista non sarà cancellata e rimarrà a disposizione per altre sessioni di lavoro anche a distanza di giorni o da altre postazioni di lavoro. Per quanto riguarda gli approvvigionamenti la richiesta avviene come per gli acquisti, ma su base di dati fornita dal cliente. Gli enti delegati come la manutenzione o il magazzino possono inviare richieste per il riapprovvigionamento di articoli di frequente riordino. L'ufficio acquisti riceve quindi, se necessario, comunicazione delle richieste inviate dagli enti direttamente al fornitore. Tutti gli utenti possono, in funzione delle proprie necessità e del grado di abilitazione, aggiornarsi in tempo reale ed effettuare il tracking delle procedure in corso, ovvero:

• Richieste emesse;
• Stato elaborazione richieste;
• Elenco delle offerte;
• Termini di consegna;
• Ordini emessi;
• Spedizioni;
• Bolle;
• Fatturazione;

Grande attenzione e cura è stata rivolta al reporting. Grazie a questa applicazione tutti gli utenti in funzione del loro grado di abilitazione possono ricevere report giornalieri, settimanali o mensili delle procedure in corso. Il reporting può essere statico o dinamico e quindi aggiornato in real time. Tutte queste operazioni sono sempre accessibili in qualsiasi momento da qualsiasi luogo indipendentemente dalla postazione di lavoro e quindi anche durante meeting, riunioni e viaggi. Il tipo di reporting è personalizzabile in funzione delle necessità informative e può essere sia in formato grafico che tabellare. È possibile in funzione dei dati disponibili, elaborare statistiche di carattere operativo, funzionale ed organizzativo.

MAGAZZINO VIRTUALE
Una ulteriore e rivoluzionaria innovazione consiste nella introduzione del MAGAZZINO VIRTUALE: questo concetto consiste nella possibilità da parte di diversi stabilimenti di un gruppo industriale, o facenti parte di gruppi industriali diversi, di condividere un'unico magazzino virtuale basato su scorte reali. Tali scorte sono suddivise fisicamente tra i vari partecipanti al progetto, ma condivisibili logisticamente da tutti. In questo modo si ha la consapevolezza di avere maggiore sicurezza di scorta permettendo contemporaneamente la riduzione delle singole scorte al di sotto del punto minimo storico aziendale.

APPLICAZIONI DIMOSTRATIVE
Presso il server dedicato di UNITEC (http://www.unitec.it/newforum/index.php?f=9) è disponibile una versione dimostrativa completamente funzionante. È possibile richiedere un password di accesso ai seguenti recapiti:

UNITEC D
HIGH-TECH-INDUSTRIEPRODUKTE VERTRIEBS GmbH
Leipziger Straße 19
D 86368 Gersthofen
Germania
Tel. 0049 821 247960
Fax 0049 821 2479678

Unitec Services & Web S.r.l.
http://www.usw.it
Via Carlo Alberto n. 95
04016 - SABAUDIA (LT)
ITALIA
Tel. 0039 0773 512022
Fax 0039 0773 511382